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一封專業、嚴謹的英語商務郵件是外界了解郵件發信人工作態度的窗口，也是體現一家公司是否正規的標準之一。對于所有在職場打拼的白領來說，一封正式的英語商務郵件不僅可以提升自己的職業形象，同時也會更好地推進工作。那么，本文就將著重介紹一下英語商務郵件的書寫規范：

首先，在書寫英語商務郵件時，應考慮郵件的收取對象，是頂頭上司？還是公司的管理者？亦或是滿腹牢騷的員工？無論工作郵件的接收者是誰，一定要確保郵件內容專業、客氣。在書寫郵件時，如果有些溝通內容是您不愿意是收件人當面溝通，那么也請不要將其放在郵件內。另外，不要在郵件內加入任何可能會讓您或公司難堪的信息。另外，如果有些事情是您或者公司所無法做到的，那么請不要在郵件內輕易允諾，以免將來使您或者公司陷入兩難境地。最為重要的是，郵件內容中不要有任何可能會使您或公司陷入不利局面的信息。

如果需要在郵件內容中向收信人解釋一下專業術語或流程，那么只提供對收件人有用的內容即可。

商務郵件的內容（主體）應該包含五個基本部分：（1）郵件所涉主題；（2）寫郵件的目的；（3）說明附件（如有）；（4）結語以及（5）保持聯絡

郵件的主題（Reference）

首先，我們在郵件中要告訴收件人這封郵件所涉及的主題：

With reference to your classified advertisement in…

With reference to your letter of 19th June…

With reference to our phone conversation yesterday afternoon…

Reference作為郵件的開頭十分重要，這是因為我們可能會在某個議題或事項展開后的數日或數周之后發送郵件，那么reference可以讓收件人很好的了解這封郵件所涉及的議題并讓收件人快速回憶起雙方之前所探討的話題。

寫郵件的理由(Reason for writing)

接下來，請呈述寫郵件的理由：

I am writing to inquire about your offer…

I am writing to confirm delivery of…

If you want to ask for something, be specific and humble:

如果希望在郵件中詢問某件事，則應確保提出具體的問題并且保持謙虛有禮的態度：

Could you possibly extend my deadline…?

I would be grateful if you could send me a review copy of your new video.

如果您對某項請求表示同意，那么請明確表示出來并做到優雅得體：

I would be delighted to speak to your organization about…

如果需要回絕某項提議或邀請，則請用感謝的口氣，委婉回絕對方：

Thank you for the invitation to speak, but…

傳遞‘壞消息’的郵件是最難寫的郵件之一，那么選擇使用合適的口氣則非常重要：

Unfortunately, I am the bearer of sad news…

I am afraid that my news isn’t good.

郵件附件（Enclosed documents）

提供任何所需要的信息：

• 如郵件帶有附件，請明確告知收件人本郵件中含有附件并同時告知其附件的數量、附件的名稱以及附件與郵件主題的相關性：

I am enclosing my invoice, which details…

或者，用更加正式的表達：

Please find enclosed a copy of your letter…

結束語(Closing remarks)

結束郵件時，應

• 提前向收件人表示感謝，感謝其所給予的幫助，
• 如有需要，愿意進一步提供幫助，或者
• 對郵件的要旨進行總結

Thank you in advance for your help with…

If I can provide additional information, please don’t hesitate…

I hope this information will help you…

如果您希望收件人與您再次聯系，那么請這樣說

I look forward to hearing from you soon…

I look forward to our meeting next week…

I look forward to seeing you next Friday.

檢查郵件內容（Proofreading the letter）

重新讀一遍自己說書寫的郵件，然后檢查一下，看是否存在拼寫錯誤、語法錯誤以及其他疏忽的問題或遺漏的信息。

以上內容由浦東法律翻譯公司-上海譯銳翻譯質控部Susan編輯并整理，如需轉載，請注明出處。